1. Bescherming van persoonlijke gegevens

TRACE “You only have one body” met maatschappelijke zetel te Langeplankstraat 21, 9052 Zwijnaarde en ingeschreven bij het KBO onder nummer 0723.599.511, uitvoerend voor de vestiging in Zwijnaarde en een vestiging in Beveren-Waas onder de vennootschap SiMMiT BV met maatschappekijke zetel te Lindenlaan 75, 9120 Beveren-Waas ingeschreven bij het KBO onder nummer 0735.870.605.
Trace vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer belangrijk. Trace wil haar klanten en de gebruikers van haar diensten zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Trace wil haar klantengegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en gebruiken. Dit om haar klanten beter van dienst te kunnen zijn en een zo goed mogelijke ervaring te bieden. Trace heeft dan ook het principe dat iedereen controle moet hebben over hun persoonsgegevens. Hieronder vindt u informatie over welke gegevens Trace verzamelt, waarom, hoelang en hoe u hierover controle hebt.

Trace nodigt haar klanten uit de tijd te nemen om deze Privacy Policy goed door te nemen.

2. Hoe lang geldig

Deze Policy is van toepassing op al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige) en op alle bezoekers van de Trace-website(s).

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“Algemene Verordening Gegegevensbescherming”), de wet van 8 december 1992 (“Privacywet”), de wet van 13 juni 2005 (“Wet Elektronische Communicatie”) en de bijhorende uitvoeringsbesluiten regelen de bescherming van uw persoonsgegevens.

Trace  heeft de bedoeling haar plichten na te leven en de rechten van de klant te respecteren telkens wanneer Trace uw persoonsgegevens verwerkt. Voor meer informatie hieromtrent verwijst Trace u graag door naar de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer [https://www.privacycommission.be/nl].

3. Verwerking van persoonsgegevens en verantwoordelijkheden

Onder “persoonsgegevens” wordt het volgende verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”) met dien verstande dat als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

De persoonsgegevens die Trace verzamelt en verwerkt, betreffen in de eerste plaats de gegevens die de klant zelf invoert via de verschillende pagina’s van onze website(s) en die Trace verkrijgt door uw gebruik van onze website(s) en/of onze producten en/of diensten.

Trace treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar klanten voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacy Policy.

Dit neemt niet weg dat de klant een aantal verplichtingen heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens die de klant toelaat gebruik te maken van Trace’s producten en diensten. In die aard dient de klant steeds waar nodig de wettelijk vereiste toestemmingen van de eindgebruikers te bekomen voor het verwerken van hun persoonsgegevens door Trace voor zover nodig in het kader van de producten en diensten van Trace.

4. Doeleinden

Trace verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden waarbij telkens enkel die gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens:

• wanneer wij toestemming hebben gekregen;
• in het kader van de voorbereiding of uitvoering van ons contract;
• om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen en
• wanneer Trace daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft, zoals bijvoorbeeld het voeren van direct marketing, het voorkomen van fraude, het beheren van interne administratie of het bewaken van een passende netwerk- en informatiebeveiliging, in welk geval wij steeds als doelstelling hebben: evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene.

Mits toestemming verzamelt Trace persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:

Om de aanvraag voor onze producten en diensten in behandeling te nemen.
Als u onze website bezoekt om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer u zich aanmeldt voor Trace’s nieuwsbrief, dan heeft Trace in ieder geval uw adresgegevens nodig. Alle informatie die Trace in deze precontractuele fase over u ontvangt, gebruikt Trace alleen om u van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals u dat wilt. Ook wanneer u uiteindelijk beslist om klant te worden bij Trace, zal Trace u om een aantal persoonsgegevens vragen zoals naam, adres, telefoonnummer, emailadres, klantennummer, en zal Trace ook bepaalde gegevens aan u toewijzen, zoals logingegevens.

Om de beste service aan te bieden en te informeren over gebruiksmogelijkheden.
Trace gebruikt persoonsgegevens voor het opzetten, onderhouden en ondersteunen van producten en diensten en voor administratieve doeleinden.

Om te informeren over (nieuwe) producten en diensten van Trace.
Trace kan persoonsgegevens gebruiken om (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe producten, diensten of speciale acties aan te bieden waarvan Trace meent dat die interessant kunnen zijn voor u. U kan zich voor dit soort berichten afmelden (zie verder).

Om prestaties op te volgen.
Trace kan persoonsgegevens en consumentenprofielen gebruiken om haar producten en diensten te evalueren: feedback over diensten (bijvoorbeeld via marktonderzoek), gegevens die we bekomen tijdens antwoorden op vragen van klanten, het opsporen van fraude en kwaliteitsborging.

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
In heel wat gevallen is Trace wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld in het licht van algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kan Trace worden verplicht om gegevens op een vertrouwelijke manier aan de overheden mee te delen.

Om studies, testen en statistieken bij te houden voor o.a. trendanalyse.
Trace kan anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om intern en extern te rapporteren over het gebruik van haar diensten. De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die Trace uit deze analyses haalt, wordt gebruikt om het huidige producten- en dienstenportfolio en Trace’s processen te beoordelen en deze aan te passen aan nieuwe ontwerpen.

5. Verlenen van gegevens aan derden

Trace verkoopt geen persoonsgegevens aan derde partijen noch worden deze doorgegeven aan derden tenzij:

• er een wettelijke verplichting is.
  Trace verwijst hiervoor naar punt 4 van deze Privacy Policy.
• er een gerechtvaardigde betekenis is voor Trace of de betrokken derde.
  Dit gebeurt enkel mits de betekenis of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder doorwegen.
• Trace toelating heeft ontvangen van de betrokkene.
  Indien Trace op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een duidelijke communicatie, waarin uitleg wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomt Trace uitdrukkelijke en duidelijke toestemming van de betrokkene. De betrokkene heeft ook steeds een mogelijkheid tot tegenspraak (zie verder).

Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens beschermt Trace alle persoonsgegevens volgens het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving.

In sommige gevallen gebruikt Trace anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald persoon.

6. Rechten van de betrokkene

U kan een aantal rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen ten aanzien van Trace voor zover u over die rechten beschikt onder de toepasselijke wetgeving.

U kan deze rechten uitoefenen door gebruik te maken van de contactgegevens vermeld onder punt 9 van deze Privacy Policy. Trace zal dergelijke verzoeken beantwoorden en al dan niet gevolg verlenen aan dergelijke verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en in principe binnen een periode van één (1) maand, eveneens overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Om uw rechten uit te oefenen en om elke ten onrechte kennisgeving van uw persoonsgegevens te voorkomen, dient u ons een bewijs van uw identiteit te verschaffen. Wij vragen u dan ook om bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. De aanvraag kan gestuurd worden naar de gegevens vermeld onder punt 9 van deze Privacy Policy.

Wanneer u dit nodig acht, kan u zich eveneens richten tot of een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgische Privacy Commissie – commission@privacycommission.be).

Niet 100% tevreden na 2 weken? We betalen het integrale bedrag terug met de glimlach!

Indien je gebruik wenst te maken van deze garantie, vragen we je vriendelijk een mail te sturen naar info@teamtrace.be met de reden, alsook je rekeningnummer hierbij te vermelden zodoende wij de terugstorting zo snel mogelijk in orde kunnen brengen.

Indien een les niet tijdig (=24u) geannuleerd wordt, staat het de trainer vrij deze aan te rekenen.

Recht op protest
U heeft ten alle tijde het recht om protest te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gesteund is op het gerechtvaardigd belang van Trace. Indien door u protest gemaakt wordt, staakt Trace de verwerking van die persoonsgegevens, tenzij Trace dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of die verband houden met de instelling, uitoefening of bewijsvoering van een rechtsvordering.

Recht op inzage en openlijkheid
U hebt het recht op toegang tot de gegevens die uzelf betreffen en om een kopie van deze persoonsgegevens te verkrijgen. U kunt ons bovendien vragen:

• of wij persoonsgegevens van u verwerken;
• voor welke doeleinden wij die verwerken;
• welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken;
• met welke categorieën van derden wij uw persoonsgegevens delen;
• wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens en
• welke rechten u heeft.

Recht op correctie en gegevenswissing
U heeft als betrokkene het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Daarvoor kan onze klantendienst gecontacteerd worden vanaf een geregistreerd adres of kunnen uw gegevens aangepast worden via het online portaal “my.Trace.com”. Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals in geval van een verhuis.

U heeft tevens het recht om wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien en in zoverre:

1. de persoonsgegevens niet langer zijn nodig zijn voor de doeleinden;
2. er niet langer een rechtsgrond voorhanden is;
3. u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen overheersende, dwingende en gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking door Trace;
4. de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn of
5. de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Trace rust.

Trace zal u na uitvoering van een verzoek tot verwijdering een bevestigingsbericht sturen. Bij gedeeltelijke verwijdering zal Trace eveneens duidelijk maken waarom niet volledig aan het verzoek kon worden voldaan.

Het is mogelijk dat, afhankelijk van de aard van het verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aangeboden worden door Trace. Trace kan ook niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, bijvoorbeeld om wettelijke verplichtingen na te komen.

Recht op begrenzing van de verwerking
Ook heeft u als betrokkene het recht om van Trace de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen, indien en in zover één van de volgende elementen van toepassing is:

1. u betwist de juistheid van de persoonsgegevens in welk geval de verwerking beperkt wordt gedurende een periode die Trace in staat stelt de juistheid ervan te controleren;
2. de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
3. Trace heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of bewijsvoering van een rechtsvordering;
4. u heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Trace zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

In geval van begrenzing van de verwerking mogen de gegevens wel nog opgeslagen worden door Trace.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Voor persoonsgegevens die (i) verwerkt worden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, (ii) verstrekt werden door uzelf en (iii) verwerkt worden via geautomatiseerde procédés, heeft u als betrokkene het recht om deze gegevens van Trace te verkrijgen in een gestructureerde, gewone en machineleesbare vorm, alsook om Trace te verzoeken om die gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere partij, indien dit technisch mogelijk is, als u wenst over te stappen naar een andere aanbieder.

7. Bewaartermijnen

Trace bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens zolang nodig is om de doeleinden zoals beschreven in punt 4 te realiseren.

De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, bijvoorbeeld om wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen is Trace bijvoorbeeld verplicht om facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de wettelijke noodzaak om bepaalde gegevens als bewijs te bewaren bij geschillen tot maximaal 10 jaar na beëindiging van uw contract. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk.

8. Uw gezondheid

Algemene voorwaarden met betrekking tot uw gezondheid. Gebruik van de diensten die TRACE biedt is op eigen risico. Een voorwaarde voor het gebruik van onze diensten is dat u zich in een goede algemene gezondheidstoestand bevindt. Als u kennis heeft van reeds bestaande medische aandoeningen, raden wij u aan dringend medisch advies in te winnen bij een arts voordat u begint met de training (groepstraining, personal training of online training). Dit is met name van toepassing als u op de hoogte bent van een of meer van de volgende medische klachten / aandoeningen / procedures:

• hart-en vaatziekte,
• long- of luchtwegaandoeningen (inclusief astma),
• spinale en / of gewrichtsproblemen,
• neuromusculaire ziekte,
• chirurgische procedures,
• andere gezondheidsproblemen

In het geval van onze diensten met betrekking tot voeding (zoals oa. personal training), bent u verantwoordelijk voor het controleren of de voedingsmiddelen en voedingsstoffen die worden aanbevolen als onderdeel van de coaching of gids geen ingrediënten of inhoud bevatten waarvoor u allergisch bent of die voedselintolerantie kunnen veroorzaken. Bovendien moeten onze vrouwelijke klanten er rekening mee houden dat zwangere vrouwen en moeders die borstvoeding geven niet de door ons aangeboden trainingen en coaching moeten volgen. De volgende algemene regels zijn van toepassing: luister naar wat je lichaam je vertelt. Raadpleeg uw arts voordat u begint of doorgaat voordat u grebuik maakt van de diensten van TRACE. De diensten en informatie aangeboden door TRACE vormen geen medisch advies of doktersadvies. Ze zijn ook geen vervanging voor een medisch onderzoek of behandeling door een arts.  Trainings- / dieetmethoden, fitness- en / of voedingsadvies is onderworpen aan voortdurend evoluerende kennis met betrekking tot gezondheidswetenschappen, voedingswetenschappen en sportwetenschappen. Hoewel we onze trainingen en voedingstips baseren op huidige onderzoeken en kennis, kunnen we niet garanderen dat deze de meest recente onderzoeksresultaten of kennis weerspiegelen.

9. Cookies & de website

Afgezien van de gegevens die u vrijwillig met Trace deelt bij het gebruik van onze websites hanteert Trace ook cookies en andere technologische middelen om gegevens te verzamelen.

Website
Alle informatie, zowel onder de vorm van tekst, bestanden als beelden als eender welke andere vorm wordt door Trace enkel als informatief bewijsstuk ter beschikking gesteld.
Elke geïnteresseerde persoon mag van deze informatie kennisnemen doch Trace behoudt zich het recht voor om op het tijdstip dat haar passend voorkomt, zonder enige voorafgaande waarschuwing, de regels en voorwaarden betreffende de toegang tot het gebruik van de website te wijzigen, dan wel de gehele website of delen ervan aan een begrenzing te onderwerpen.

Cookies
Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies of vergelijkbare technologieën waarbij informatie op het device wordt opgeslagen en/of uitgelezen (voor het leesgemak worden alle dergelijke technieken hier ‘cookie’ genoemd). Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken, waarom en hoe, en wat uw keuzes daarbij zijn, zie puntje 11 voor meer informatie omtrent onze cookie policy.

10. Contactgegevens

Een vraag of verzoek in verband met persoonsgegevens of deze Privacy Policy kan te allen tijde gericht worden aan:

Trace, you only have one body bvba
Attn: Duyck Peter
Langeplankstraat 21, 9052 Zwijnaarde, België
Tel: +32 497.53.44.35
e-mail: info@teamtrace.be

11. Wijzigingen

Trace behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy aan te passen. Wijzigingen zullen steeds voorafgaand aan  de inwerkingtreding ervan op deze website worden bekend gemaakt. Het is aangeraden om deze Policy geregeld te raadplegen- zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

12. Annuleringsvoorwaarden

Annulering gebeurt steeds via mail naar peter@teamtrace.be.

Voor projecten/ open opleidingen: wanneer u zich na inschrijving voor een activiteit afmeldt, blijft € 50 aan administratiekosten eigendom van trace your mind. Wanneer u binnen de twee weken vóór de start van de bijeenkomsten uw deelname afzegt, betaalt u de helft van de cursusprijs. Bij afwezigheid zonder voorafgaande verwittiging of bij afmelding minder dan een week vóór de start bent u de volledige bijdrage verschuldigd.

Voor in company opleidingen: Indien de offerte werd goedgekeurd, zijn wij genoodzaakt om bij annulatie van een geplande opleiding/supervisie:

• 50% van het volledige bedrag aan te rekenen indien deze gebeurt 4 weken voor aanvang van de vastgelegde opleiding.
• In de laatste twee weken voor de voorziene startdatum het volledige bedrag aan te rekenen.
• Indien de annulatie vroeger gebeurt, wordt 10% van de overeengekomen totale offerteprijs in rekening gebracht en de kosten van reeds gemaakte voorbereidingen. De annulatie dient steeds schriftelijk te gebeuren.

Wanneer live workshops door overmacht geheel of gedeeltelijk online moeten worden gegeven, gelden dezelfde annuleringsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten.

13. Betalingstermijn

Facturen dienen betaald te worden binnen de 14 dagen na factuurdatum. Indien facturen niet tijdig betaald worden, zal u een eerste gratis herinnering worden verstuurd. Indien u opnieuw niet betaalt binnen de voorziene betaaltermijn zoals vermeld op de eerste herinnering, zullen u verwijlintresten worden aangerekend zoals bepaald bij Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties alsook een forfaitaire vergoeding als volgt.

• Na 14 dagen worden de credits geblokkeerd zodat er niet meer kan worden verder gereserveerd.
• Indien tegen het einde van de maand nog niet werd betaald, worden de reeds opgenomen credits in rekening gebracht volgens het tarief van de meerbeurtenkaarten en er wordt een administratiekost aangerekend van 10 euro.

14. Cookie policy

Persoonlijke Gegevens worden verzameld voor het volgende doel en via het gebruik van de volgende diensten:

• analytics
  De diensten vermeld in dit hoofdstuk laten de Eigenaar toe om webverkeer te bestuderen en te ontleden en kunnen gebruikt worden om Gebruikersgedrag in kaart te brengen.
• Google Analytics (Google)
  Google Analytics is een webanalysedienst verstrekt door Google Inc. (“Google”). Google gebruikt de verzamelde Gegevens om het gebruik van deze Applicatie te volgen en te onderzoeken, om rapporten te produceren met betrekking tot zijn activiteiten en om deze te delen met andere Google diensten. Google kan mogelijks de verzamelde Gegevens gebruiken om de advertenties binnen zijn eigen advertentienetwerk te contextualiseren en te personaliseren. Verzamelde Persoonlijke Gegevens: gegevens die betrekking hebben op Cookies en Gebruik. Verwerkingslocatie: VS – Privacy Policy – Opt Out.
• de Gebruiker contacteren
  Contactformulier (Deze Applicatie)
  Door het invullen van hun Gegevens op het contactformulier verstrekken de Gebruikers toelating aan deze Applicatie om deze gegevens te gebruiken om te antwoorden op informatievragen, prijsvragen of ieder ander soort vraag zoals aangegeven in de hoofding van het formulier.

Verzamelde Persoonlijke Gegevens: Naam, Email en Telefoonnummer.